Nesta série de textos de nome #foconagestão, tratamos de algumas das principais dificuldades do empreendedor que está começando a investir em sua empresa. Desde o gerenciamento do tempo, passando por recursos financeiros e humanos, nosso especialista traz dicas a partir de sua extensa vivência em contabilidade. Hoje, vamos ver como definir quais as tarefas são urgentes.
Em primeiro lugar, sabemos que cada empresa possui lógicas internas muito complexas e próprias. Porém, algumas situações se repetem e acabam se criando mecanismos para enfrentá-las. No ramo da contabilidade, muitas tarefas surgem com diferentes graus de urgência para serem realizadas. Por isso, ter uma gestão de tempo e estratégias para organizar o dia-a-dia é de suma importância.
Como diferencial, a Contabilidade Pro possui um profissional especialista que faz todo o estudo de sua empresa e auxilia nas tomadas de decisões em diferentes níveis da gestão. Dessa forma, seu negócio se livra da sensação de que os prazos estão acabando e tem a certeza de que as multas não virão.
Para mostrar como ter profissionais na organização do seu negócio opera verdadeiros milagres na gestão de tempo, apresentamos algumas dicas para definir quais tarefas são urgentes no decorrer do seu mês:
Monitore quanto tempo está sendo gasto em cada tarefa
O primeiro passo é organizar as tarefas que demandam mais tempo ou são o calcanhar de Aquiles da sua equipe. Assim, você identifica qual é a duração de cada atividade e o que pode ser implementado para otimizar o tempo de realização. Nesse sentido, saber a carga horária ajudará o gestor a administrar projetos e ter um maior controle no fluxo de trabalho.
Assim, o gestor gerencia as demandas e possui estatísticas passíveis de organização para feedbacks. Lembre-se que seus colaboradores vão sentir de formas diferentes cada tarefa. As habilidades divergem e isso é benéfico para sua empresa, porque assim você percebe quais tarefas encaixam melhor nos perfis da sua equipe.
Defina o que é urgente e o que é importante
Preste muita atenção neste ponto. Pois, embora as palavras tendam a ter a mesma leitura, nas tarefas contábeis do seu escritório elas possuem significados diferentes. Veja:
- Tarefas urgentes: aquelas que possuem uma data limite, cuja realização não pode ser procrastinada. Quando não cumpridos os prazos, viram multas e autuações. Alguns exemplos de tarefas urgentes são: declarações de impostos e pagamento de taxas.
- Tarefas importantes: essas por sua vez costumam estar atreladas ao crescimento e desenvolvimento de sua empresa. Por exemplo, a captação de novos clientes e o estabelecimento de metas.
A definição do que é prioridade deve partir das necessidades de sua empresa, ao optar pela parceria com a Contabilidade Pro você fica mais tranquilo na tomada de decisão e não perde nenhum prazo.
Migre para o digital
Muitas das vezes as tarefas urgentes tem que ser feitas com o prazo apertado, pois os clientes esquecem o envio de determinado documento. Ou, ainda, tem tanto papel, gavetas e planilhas que o setor responsável perde muito tempo. Esse é o pesadelo de qualquer negócio em plena era digital.
Observamos que bons contadores já pensam em uma tendência online e digital, com a utilização de softwares de gestão, por exemplo. Isso significa uma redução de custos e tempo muito significativa. Pense na seguinte situação:
“Você precisa pagar determinada taxa e o prazo está acabando. Então, entra em contato com a contabilidade responsável e percebe que alguns dos documentos não foram enviados. Agora a sua tarde será ocupada pela correria até conseguir os papéis. É muita perda de tempo!”
A Contabilidade Pro é toda digital. Por isso, você não corre o risco de ter esses imprevistos por falta de documentação. Em conclusão: é menos burocracia, menos tempo gasto em correria e mais tempo para outras tarefas.
Em conclusão, entre em contato com o nosso especialista e mantenha o #foconagestão, otimizando tempo e investimentos!
