Você percebeu como o nosso cotidiano está cada vez mais ambientado no digital? Desde plataformas de relacionamento até o trabalho remoto, passando pelo crescimento do e-commerce e chegando em um intenso desenvolvimento de softwares e sistemas para otimizar tempo e recursos de empresas. A Contabilidade Pro está inserida em uma lógica de contabilidade digital e, por isso, vamos dar 5 dicas para você organizar documentos online da sua empresa. É só continuar lendo!
Por que optar por contabilidade online?
Em primeiro lugar, para manter a organização de uma empresa, há muitos processos que se deve seguir. O mais importante é de decidir para onde vão os recursos e investimentos. No sentido de infraestrutura e espaço, todo empreendedor deve se perguntar o que fazer com os volumes de documentos que serão necessários, desde contratos até as notas fiscais.
Por isso, vamos falar um pouco, nesse primeiro momento, sobre a contabilidade online e seus benefícios no que diz respeito à organização e otimização de tempo das empresas. Quando tratamos desse assunto, muitos problemas se re, tais como:
- Muita perda de tempo na procura de documentos;
- Atraso em processos devido a perda de ofícios importantes;
- Dados mostram que 2% a 5% de arquivos em empresas são extraviados diariamente;
- Por fim, a média anual que uma empresa perde procurando documentos é de cerca de 400 horas.
A Contabilidade Pro é uma empresa que faz toda a diferença para você ter uma melhor otimização da sua empresa. Nosso especialista se encarrega de organizar e melhorar todas as demandas contábeis para que no final do mês tudo esteja dentro das conformidades. Veja abaixo 4 dicas do especialista para você organizar documentos online.
Dica 1 – Crie estruturas de nomenclaturas de pastas
A primeira dica vem no sentido estratégico, ou seja, um legítimo mapa para fácil visualização dos documentos. Essa parte é muito particular, embora haja algumas nomenclaturas gerais que auxiliam no processo. Torne padrão todos os nomes. Veja abaixo um exemplo que nosso contador especialista traz:
Exemplo 1:
- Pasta Geral: Clientes
- 1: Empresa X
- 2: Notas Fiscais
- 3: Janeiro | Fevereiro | Março | Abril | Maio | Junho
Exemplo 2:
- Pasta Geral: Clientes
- 1: IRPJ
- 2: Empresa X | Empresa Y | Empresa Z
Dica 2 – Utilize serviços em nuvem para organizar documentos online
Apesar do online ser o melhor caminho para a otimização de recursos e infraestrutura, lembre que é preciso ter meios para assegurar que os documentos estejam protegidos. Portanto, confiar apenas nos computadores que estão na empresa não é o suficiente. Além disso, meios como HD externos, há uma opção mais segura, o armazenamento em nuvem.
Para entender melhor sobre: o armazenamento em nuvem é feito a partir de plataformas online. Nelas, você faz o upload de documentos, por exemplo, e organiza de forma que sempre poderá acessar via internet. Lembre do Google Drive e Dropbox como exemplos desse armazenamento.
3 – Não é porque está online que todos podem acessar
A terceira e última dica é sobre segurança e privacidade. Assim como todos os processos que envolvem documentos, como a digitalização e a nomeação de pastas, há outros movimentos importantes, como a proteção. Isso significa que você deve ter os mesmos cuidados que teria na empresa, delimitando o acesso para algumas pessoas.
Dessa forma, você utiliza senhas ou links restritos para compartilhamento interno. Lembre que há muitas formas de gestão de documentos. A contabilidade, por exemplo, tem acesso a alguns documentos, e o financeiro a outros, já o marketing a alguns outros. Como na dica número 2, as nuvens de armazenamento proporcionam a geração e compartilhamento de links com equipes e setores específicos.
4 – Mobilidade, acesso e otimização – documentos online
Por fim, a última dica é sobre o acesso aos documentos com rapidez, em qualquer lugar que esteja, desde que tenha internet. Assim, você consegue lidar com prazos curtos, por exemplo, sem tanta correria. Imagina se toda vez que você precisasse de alguma nota fiscal ou comprovantes diversos, tivesse que perder tempo procurando por entre arquivos, pastas e caixas. É muito demorado.
Otimize o seu tempo, recursos e equipe no processo de achar e indexar documentos. Não perca os prazos. Pague tudo em dia. E o mais importante, conte com parcerias que aumentem a sua produtividade, como é o caso da Contabilidade Pro.
Então, fale com o nosso especialista e personalize o seu plano. Conte com a Contabilidade Pro.
Portanto, faça reuniões online, tenha ajuda para organizar suas demandas e tome decisões com um contador que se importa com suas necessidades.
